Jedes Dokument in Ihrem Posteingang hat mehrere Merkmale: „Empfangs-Zeit“, „Seitenanzahl“, „Freigabe-Zeit“ und „Besitzer“.
Dokumente können durch das Hinzufügen von Schlagwörtern, eindeutigen Referenzen, Dokumentennamen und/oder benutzerdefinierten Merkmalen geordnet werden.
Administratoren können bis zu 10 benutzerdefinierte Merkmale zusätzlich für einen Account festlegen.
Benutzerdefinierte Merkmale für einen Account festlegen
So fügen Sie neue benutzerdefinierte Merkmale für einen Account hinzu:
- Melden Sie sich als Administrator an,
- Klicken Sie im Menü auf „Account-Einstellungen” -> „Benutzerdefinierte Merkmale”,
- Über das
-Symbol oben können Sie neue Merkmale hinzufügen, - Es öffnet sich eine Popup-Fenster,
- Falls Sie noch keine benutzerdefinierten Merkmale festgelegt haben, öffnet sich das Fenster automatisch.
- Geben Sie dem neuen Merkmal einen Namen und bestimmen Sie den Merkmalstyp (String, Date, Numeric),
- Zum Speichern klicken Sie auf „Hinzufügen”.
Wenn das Merkmal erfolgreich hinzugefügt wurde, erscheint es in Ihrer Übersicht. Dort können Sie es jederzeit bearbeiten.
Benutzerdefinierte Merkmale für ein Dokument festlegen
Sowohl der Besitzer des Dokuments, als auch alle Benutzer, für die das Dokument mit der Berechtigung zum Bearbeiten freigegeben wurde, können für dieses Dokument benutzerdefinierte Merkmale festlegen.
So bestimmen Sie benutzerdefinierte Merkmale für ein Dokument:
- Melden Sie sich als Benutzer (der die Berechtigung zum Bearbeiten des Dokuments hat) an,
- Klicken Sie auf den Posteingang,
- Wählen Sie das entsprechende Dokument per Klick aus,
- Klicken Sie auf das „Mehr Details”-Symbol
oben, - Es öffnet sich ein Popup-Fenster,
- Sie können „Betreff”, „Eindeutige Referenz”, „Schlagwörter” und „benutzerdefinierte Merkmale” hinzufügen,
Im Bild sehen Sie das Fenster „Benutzerdefinierte Merkmale” mit einem Merkmal „NeuerString”.
- Speichern Sie ihre Eingabe über den Button „Aktualisieren”.
Dokumentenmerkmale einsehen
Es gibt zwei Wege wie Sie Dokumentenmerkmale einsehen können – im Posteingang und in der InterFAX Dokumenten-Anzeige.
Im Posteingang:
- Melden Sie sich als Benutzer (der die Berechtigung zum Bearbeiten des Dokuments hat) an,
- Klicken Sie auf den Posteingang,
- Öffnen Sie die weiteren Optionen über das
-Symbol rechts neben dem Dokument, - Klicken Sie auf das „Mehr Details”-Symbol
, - Es öffnet sich ein Popup-Fenster,
- Über das -Symbol können Sie die „Benutzerdefinierten Merkmale“ bei Bedarf auf- und zuklappen.
In der InterFAX Dokumenten-Anzeige:
- Melden Sie sich als Benutzer (der die Berechtigung zum Bearbeiten des Dokuments hat) an,
- Klicken Sie auf den Posteingang,
- Öffnen Sie das Dokument in der Dokumenten-Ansicht (per Klick auf das entsprechende Dokument),
- Klicken Sie auf das „Mehr Details”-Symbol oben,
- Es öffnet sich ein Popup-Fenster,
- Über das -Symbol können Sie die „Benutzerdefinierten Merkmale“ bei Bedarf auf- und zuklappen.
Posteingang anhand von Dokumentenmerkmalen durchsuchen
Sie können jedes festgelegte Merkmal für Ihre Suche im Posteingang nutzen. Alle verfügbaren Merkmale werden im Suchen-Fenster unter „Benutzerdefinierte Merkmale“ im jeweiligen Format angezeigt.
So suchen Sie im Posteingang nach einen Dokument anhand von Merkmalen:
im Suchfeld oben,
Im Bild sehen Sie das Suchen-Fenster mit einem benutzerdefinierten Merkmal „NeuerString”.
- Über das „+“-Symbol können Sie die „Benutzerdefinierten Merkmale“ bei Bedarf auf- und zuklappen.
- Bestimmen Sie die Suchparameter:
- Um nach einem „Date”-Merkmal zu suchen, klicken Sie auf den Kalender und wählen Sie ein Datum aus (z.B. von 2017-05-28 bis 2017-08-19).
- Um nach einem „Numeric”-Merkmal zu suchen, wählen Sie einen numerischen Operator aus (<, >, =, <=, oder >=) und geben Sie einen numerischen Wert ein. (z.B. = 7200).
- Um nach einem „String”-Merkmal zu suchen, geben Sie den entsprechenden Text ein. (z.B. Stuttgart)
- Bestätigen Sie Ihre Eingabe über den Suchen-Button.