Die Dokumentenfreigabe ermöglicht Ihnen die gemeinsame Verwendung bestimmter Dokumente mit allen Account-Benutzern, einer Gruppe von Benutzern oder einzelnen Benutzern. Außerdem können Sie die jeweiligen Benutzerberechtigungen pro Dokument festlegen.
Es gibt zwei Wege, wie Sie Dokumente freigeben können – über den Posteingang und die InterFAX Dokumenten-Anzeige.
Im Posteingang
- Melden Sie sich als Benutzer an, der die Berechtigung zum Bearbeiten von Dokumenten hat,
- Klicken Sie auf den Posteingang,
- Öffnen Sie die weiteren Optionen
rechts neben dem Dokument, welches Sie freigeben möchten, und klicken Sie auf „Freigeben” -> „Freigeben”, - Es öffnet sich ein Popup-Fenster,
- In dem Bereich „Wer darf darauf zugreifen?” können Sie die Berechtigungen der Benutzer ändern, für die das Dokument bereits freigegeben ist, sowie die allgemeine Berechtigung zum Anzeigen des Dokuments für alle Account-Benutzer.
- Im Bereich „Personen einladen”, können Sie das Dokument für einzelne Benutzer oder Gruppen freigeben uns Sie darüber benachrichtigen..
Weitere Informationen zum Dokumente freigeben für Benutzer oder Gruppen finden Sie im übernächsten Abschnitt.
In der InterFAX Dokumenten-Ansicht
- Es öffnet sich ein Popup-Fenster,
- In dem Bereich „Wer darf darauf zugreifen?” können Sie die Berechtigungen der Benutzer ändern, für die das Dokument bereits freigegeben ist, sowie die allgemeine Berechtigung zum Anzeigen des Dokuments für alle Account-Benutzer.
- Im Bereich „Personen einladen”, können Sie das Dokument für einzelne Benutzer oder Gruppen freigeben uns Sie darüber benachrichtigen.
Weitere Informationen zum Dokumente freigeben für Benutzer oder Gruppen finden Sie im nächsten Abschnitt.
Für alle Benutzer freigeben:
- Öffnen Sie im Fenster „Ausgewählte(s) Dokument(e) freigeben“ den Bereich „Wer darf darauf zugreifen?“ über das +-Symbol (sofern dieser nicht bereits geöffnet ist),
- Wählen Sie über das Dropdown-Menü, in der Zeile „Alle Account-Benutzer”, „Anzeigen“ aus.
- Bestätigen Sie Ihre Eingabe über den Button „Freigeben”.
Für einzelne Benutzer freigeben:
- In dem Feld „Benutzer” können Sie die Benutzernamen eingeben, für die Sie das Dokument freigeben möchten,
- Sobald Sie 2 Buchstaben des Benutzernamens eingeben, erscheinen vorgeschlagene Benutzer zur Auswahl.
- Bestimmen Sie die Berechtigungen für das Dokument:
- Sie haben die Wahl zwischen „Anzeigen”, „Anzeigen und Freigeben”, „Anzeigen und Bearbeiten” oder „Anzeigen, Bearbeiten und Freigeben”.
- Wenn Sie möchten, können Sie eine Nachricht hinzufügen:
- InterFAX sendet eine automatische (allgemeine) Benachrichtigung an die Benutzer. Wenn Sie eine Nachricht eingeben, erhält jeder Benutzer sie persönlich.
- Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit dem Button „Freigeben”.
Für eine Gruppe von Benutzern freigeben:
- In dem Feld „Gruppen” können Sie die Gruppennamen eingeben, für die Sie das Dokument freigeben möchten,
- Sobald Sie 2 Buchstaben des Gruppennamens eingeben, erscheinen vorgeschlagene Gruppen zur Auswahl.
- Bestimmen Sie die Berechtigungen für das Dokument:
- Sie haben die Wahl zwischen „Anzeigen”, „Anzeigen und Freigeben”, „Anzeigen und Bearbeiten” oder „Anzeigen, Bearbeiten und Freigeben”.
- Wenn Sie möchten, können Sie eine Nachricht hinzufügen:
- InterFAX sendet eine automatische (allgemeine) Benachrichtigung an die Gruppen. Wenn Sie eine Nachricht eingeben, erhält jeder Benutzer sie persönlich.
- Bestätigen Sie Ihre Eingabe mit dem Button „Freigeben”.
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