Dokumenten-Ansicht - Benutzerhandbuch

Mit der InterFAX-Dokumenten-Ansicht können Sie empfangene Faxe ansehen.

 

Welche Dokumenten können angezeigt werden?

Mit der Dokumenten-Ansicht können empfangene Faxe angezeigt und empfangene Dokumente hochgeladen werden.

 

InterFAX Dokumenten-Ansicht - Funktionen

(01) Umbenennen

Sie können den Dokumentennamen hinzufügen oder bearbeiten, indem Sie auf den Namen klicken.
Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Dokumentennamen bearbeiten können.
Standardmäßig werden empfangene Dokumente "Ohne Titel" angezeigt.

Nur die Besitzer des Dokuments und die Benutzer, die eine Berechtigung zum Anzeigen und Bearbeiten haben, können Dokumente umbenennen.

(02) Archivieren

Sie können ein Dokument archivieren, indem Sie auf das Archiv-Symbol klicken und mit OK bestätigen.
Das Archivieren eines Dokuments besagt, dass das Dokument bearbeitet wurde.
Durch das Archivieren wird das Dokument in Ihrer Faxempfangsübersicht ausgeblendet.
Über die erweiterte Suche können Sie archivierte Dokumente ansehen und sie in Ihrem Faxempfangsbereich wieder anzeigen lassen.

Nur die Besitzer des Dokuments und die Benutzer, die eine Berechtigung zum Anzeigen und Bearbeiten haben, können Dokumente archivieren.

Der allgemeine Ablauf für das Arbeiten mit empfangenen Dokumenten:
1 - Dokument empfangen
2 - Dokument ansehen
3 - Bezeichnen, umbenennen, hinzufügen einer individuellen Referenz, oder gemeinsam genutzte Eigenschaften des Dokuments bearbeiten
4 - Dokument archivieren

(03) Lösch-Optionen

Löschen:
Um ein Dokument dauerhaft zu löschen, klicken Sie auf das Löschen-Symbol und bestätigen Sie den Vorgang mit OK.

Nur die Besitzer des Dokuments und die Benutzer, die eine Berechtigung zum Anzeigen und Bearbeiten haben, können Dokumente archivieren.

Hauptbenutzer können diese Funktion für PCI-Benutzer deaktivieren. Hier erfahren Sie, wie Sie die PCI-Funktionen deaktivieren können.

Verbergen/Ausblenden:
Sie können ein Dokument in Ihrem Faxempfangsbereich ausblenden, indem Sie das Dokument auswählen, auf löschen klicken und die Ausblenden-Option auswählen.

InterFAX löscht die ausgeblendeten Dokumente nicht.
Wenn Sie ein Dokument ausblenden, deaktiviert InterFAX die Freigeben-Funktion.
Sie können ausgeblendete Dokumente nicht suchen.

Nur freigegebene Benutzer (die eine Berechtigung zum Anzeigen und/oder Bearbeiten haben) können gemeinsame Dokumente ausblenden.

(04) Schlagwörter-Optionen

Eindeutige Zuordnung:
Sie können eine eindeutige Zuordnung zu Ihrem Dokument hinzufügen, um eine spätere Suche danach zu vereinfachen.
Gehen Sie über "Schlagwörter definieren" auf die Funktion "Eindeutige Zuordnung", geben Sie dort einen Text ein und klicken Sie auf speichern.

Freigegebene Dokumente:
Wenn Ihr Hauptbenutzer gemeinsame Eigenschaften hinzufügt, können Sie diese für jedes empfangene Dokument in der erweiterten Suche bearbeiten.
Zum Bearbeiten gehen Sie über "Schlagwörter definieren" auf die Funktion "Freigegebene Dokumente".

Schlagwörter:
Sie können Schlagwörter für die erweiterte Suche Ihres Dokuments hinzufügen.
Zum Erstellen und Bearbeiten gehen Sie über "Schlagwörter definieren" auf die Funktion "Schlagwörter".

Nur die Besitzer des Dokuments und die Benutzer, die eine Berechtigung zum Anzeigen und Bearbeiten haben, können die eindeutige Zuordnung, gemeinsame Eigenschaften und Schlagwörter bearbeiten.

(05) Faxe weiterleiten

Über das Symbol "Faxe weiterleiten" können Sie das Dokument direkt an eine Faxnummer weiterleiten. Es gibt folgende zwei Optionen:
* ohne Deckblatt weiterleiten
* mit Deckblatt weiterleiten

Diese Funktion ist nur für PCI-Faxversand-Benutzer freigeschaltet.

Hauptbenutzer können diese Funktion für PCI-Benutzer deaktivieren. Hier erfahren Sie, wie Sie die PCI-Funktionen deaktivieren können.

(06) Freigabe-Optionen

Freigeben:
Sie können das Dokument für andere Benutzer freigeben, indem Sie auf den Pfeil neben dem Symbol "Dokument freigeben und übertragen" klicken und "Freigeben" auswählen.
Sie können nun festlegen, welche Benutzer auf dieses Dokument zugreifen können.

Bevor Sie das Dokument freigeben können, müssen Sie es umbenennen.

Nur die Besitzer des Dokuments und die Benutzer, die eine Berechtigung zum Anzeigen und Bearbeiten haben, können Dokumente für andere Benutzer freigeben.

Dokumentenbesitzer wechseln:
Sie können den Dokumentenbesitz an einen anderen Benutzer Ihres Accounts übertragen.
Gehen Sie dafür über das Symbol "Dokument freigeben und übertragen" auf "Dokumentenbesitzer wechseln".
Geben Sie nun den Benutzer ein, auf den Sie den Dokumentenbesitz übertragen möchten.
Außerdem können Sie Ihre eigenen Dokumentenberechtigungen ändern: Erlaubnis erteilen zum Anzeigen, zum Anzeigen & Bearbeiten oder alle Rechte entziehen.

Bevor Sie den Dokumentenbesitz übertragen können, müssen Sie das Dokument umbenennen.

Nur die Besitzer des Dokuments können den Dokumentenbesitz an einen anderen Benutzer übertragen.

(07) PCI-Warnhinweis

Der PCI-Warnhinweis wird nur für PCI-Faxempfangsnutzer angezeigt.
Dieser lautet: "Der Schutz des Inhaltes dieser PDF-Datei liegt allein in Ihrer Verantwortung. Die Speicherung dieser Datei ist nur dann zulässig, wenn Sie auf PCI DSS konformen Systemen erfolgt."

Hinweis:
Das Anzeigen eines Dokuments basiert auf den PCI-Berechtigungen.
Wenn Sie nicht über PCI-Berechtigungen verfügen, können Sie das empfangene PCI-Dokument nicht sehen.

(08) Dateiauswahl

Sie können mehrere empfangene Dokumente gemeinsam hochladen.
Wählen Sie aus der Liste eine Datei aus, die Sie anzeigen möchten.

Das Dateiauswahlfeld zeigt nur empfangene Uploads.

(09) Sidebar

Über die Sidebar können Sie sich alle Seiten als Miniaturansicht anzeigen lassen und auswählen.

(10) Dokument durchsuchen

Über das Symbol "Suchen" können Sie in Ihrem geöffneten Dokument nach Wörtern/Texten suchen. Geben Sie das Wort ein, nach dem Sie suchen möchten und klicken Sie auf eine der Pfeiltasten.
InterFAX markiert Ihnen alle gefundenen Textstellen. Standardmäßig durchsucht InterFAX den Text ohne Berücksichtigung der Groß- und Kleinschreibung. Sie können diese jedoch aktivieren. Dies funktioniert nur bei Text-Typ-Dateien.

(11) Seiten-Werkzeuge

Vorherige Seite / Nächste Seite:
Wenn Ihr Dokument mehrere Seiten beinhaltet, können Sie über die Navigationstasten durch die Seiten blättern.

Seitennummer:
Um schneller auf die gewünschte Seite zu kommen, können Sie die Seitennummer direkt eingeben.

Erste / Letzte Seite anzeigen:
Wenn Sie die erste bzw. letzte Seite angezeigt haben möchten, gehen Sie unter "Werkzeuge" auf "Erste Seite anzeigen" bzw. "Letzte Seite anzeigen".

(12) Zoom-Werkzeuge

Heranzoomen, Herauszoomen, Automatischer Zoom:
Erhöhen oder verringern Sie die Seitengröße mit den Schaltflächen "+" bzw. "-". Alternativ können Sie unter "Automatischer Zoom" direkt eine Zoom-Option aus der Liste auswählen.

(13) Drehen-Werkzeuge

Über das Symbol "Werkzeuge" haben Sie die Möglichkeit Ihr Dokument im bzw. gegen den Uhrzeigersinn zu drehen.

(14) Hand-Werkzeug

Unter "Werkzeuge" finden Sie die Funktion "Hand-Werkzeug aktivieren". Dadurch können Sie Ihr Dokument mit der Maus manuell steuern.

(15) Vertrauliche Inhalte entfernen

Das "sensible Inhalte entfernen"-Werkzeug ermöglicht Ihnen, vertrauliche Inhalte oder private Informationen zu verbergen, die in dem empfangenen Dokument sichtbar sind.

Vertrauliche Inhalte und Grafiken können dauerhaft von einem Dokument entfernt werden, indem Sie eine Black-Box über den ausgewählten Bereich setzen.

Diese Aktion ist dauerhaft und kann NICHT rückgängig gemacht werden.

(16) Drucken

Über das Drucken-Symbol können Sie Ihr Dokument ausdrucken.

Hauptbenutzer können diese Funktion für PCI-Benutzer deaktivieren. Hier erfahren Sie, wie Sie die PCI-Funktionen deaktivieren können.

(17) Speichern

Sie können Ihr Dokument auf Ihrem PC speichern.
Wählen Sie dafür zuerst das gewünschte Dateiformat (PDF, TIFF oder PNG) aus und klicken Sie dann auf das "Dokumente speichern"-Symbol.

Hauptbenutzer können diese Funktion für PCI-Benutzer deaktivieren. Hier erfahren Sie, wie Sie die PCI-Funktionen deaktivieren können.

Funktionen	“Besitzer”	“Bearbeitungs-Berechtigung”	“Anzeige-Berechtigung”	Kommentare
Dokument anzeigen	✔*	✔*	✔*	* Festgelegt durch PCI-Berechtigung.
Löschen	✔	✔	✘
Verbergen	✘	✔	✔
Archivieren	✔	✔	✘
Freigeben	✔	✔*	✔*	* Kann nur freigeben, wenn Freigabe-Berechtigung vorhanden.
Dokumentenbesitzer wechseln	✔	✘	✘
Umbenennen	✔	✔	✘
Schlagwörter	✔	✔	✘
Eindeutige Zuordnung	✔	✔	✘
Freigegebene Dokumente	✔	✔	✘
Faxe weiterleiten	✔*	✔*	✔*	* Nur PCI-Benutzer können Faxe weiterleiten.
Vertrauliche Inhalte entfernen	✔	✔	✘